Saiba já como organizar documentos por meio da nuvem!

A nuvem é uma espécie de disco digital em que você pode armazenar seus arquivos sem gastar espaço da memória do seu computador ou smartphone.

Organizar documentos na nuvem é uma maneira muito mais eficiente e econômica de armazenar as informações, sejam da sua empresa, da sua vida pessoal ou de qualquer empreendimento. Essas e outras vantagens da nuvem têm feito as pessoas optarem cada vez mais por essa alternativa. Acessa: para saber mais!

Além disso, ela permite que você e quem mais estiver envolvido no projeto acesse esses documentos de qualquer lugar do mundo. E pode ser que você já esteja usando esse advento sem nem saber. Estima-se que 95% dos usuários não sabem quando estão utilizando a nuvem. Por isso, saber se situar e organizar nesse ambiente é mais importante do que nunca.

Escolha sua ferramenta de armazenamento

Existem hoje diversas ferramentas para organizar documentos na nuvem. Mas, sem dúvidas, o Google Drive tem se tornado o campeão de escolha quando o assunto é armazenamento de arquivos.

O serviço oferece diversos pacotes que se adequam às necessidades da sua empresa e que vão garantir espaço para guardar tudo o que você precisa.

Crie um sistema de organização

Para obter sucesso na hora de organizar documentos na nuvem, é preciso criar um sistema claro de organização. Assim como as antigas pastas e arquivos possuem sua lógica de armazenamento e classificação, o mesmo deve acontecer na nuvem.

Definir critérios claros para nomear os arquivos, enumerar e classificar pastas pode evitar dores de cabeça no futuro. Um recurso muito importante é o de palavras-chave. Se cada um dos arquivos criados tiver esse elemento, fica muito mais fácil de localizá-los depois. Por exemplo, uma ficha de cadastro de um funcionário pode conter no início do documento as seguintes palavras: nome, sobrenome, setor e função.

Digitalize os documentos antigos

Um erro muito comum na hora de organizar documentos na nuvem é se esquecer de digitalizar os arquivos antigos. O que parece perda de tempo, na verdade significa ganho de eficiência e organização. Imagine depois que toda a equipe estiver acostumada ao armazenamento na nuvem, ter que visitar as velhas salas de arquivo para achar um documento ou ninguém saber mais onde está.

Digitalizá-los e armazená-los na nuvem garante não só mais rapidez no trabalho, mas também a segurança de que não importa o que aconteça com os originais, uma cópia da nuvem continuará existindo.

Elabore um manual e ofereça treinamentos

De nada adianta ter digitalizado todos os arquivos e criado um sistema de organização perfeito se ninguém sabe como usar. É preciso que todos estejam treinados e saibam exatamente o que fazer para que organizar documentos na nuvem se torne uma rotina fácil e simples de ser seguida.

Algumas empresas hoje já oferecem serviços de suporte para ajudar na implementação de novas ferramentas de armazenamento online e podem ser uma boa opção para ajudar nesse processo.

Agora que já sabe tudo sobre como organizar documentos na nuvem, deixe um comentário aqui no post com sua experiência e dúvidas sobre o assunto!